Le fonctionnement du service d'aide à domicile selon AD Seniors Paris

Notre coordinatrice sera votre interlocutrice dédiée. Elle vous connaît et assure le suivi de votre dossier dès votre première prise de contact.

1.L’étude personnalisée des besoins

Suite au premier contact téléphonique, la coordinatrice prend rendez-vous et effectue une visite au domicile du bénéficiaire afin d’établir :

• - une première évaluation de l’autonomie du bénéficiaire
• - liste des tâches personnalisées demandées
• - les horaires souhaités
• - les habitudes de vie et les consignes de sécurité ( utilisation des clé, personne à prévenir etc...)

L’entretien est conduit par la coordinatrice sous forme d’échanges avec le bénéficiaire et/ou un référent de son choix. Cet entretien vise à détailler le degré d’autonomie de la personne, à prendre en compte les interventions déjà en place, et à élaborer une stratégie commune de services adaptés.

Possibilité de prise de rendez vous en urgence et envoi de proposition de prise en charge sous 24h.

2.Le plan d’aide

La coordinatrice analyse toutes les données récoltées chez le bénéficiaire. Forte de son expérience, elle détermine la faisabilité et la pertinence de nos interventions, dans le respect et la sécurité du bénéficiaire, en collaboration avec d’autres acteurs médicaux ou sociaux (médecin, infirmier, kiné, PPE ect...). Elle établit un plan d’aide personnalisé qui détaille :

• - les étapes des interventions à venir
• - le planning de passages des auxiliaires de vie
• - la collaboration avec d’autres intervenants en matière sociale et médico-sociale.
• - les mesures à prendre le cas échéant pour adapter le domicile à l’état du bénéficiaire
• - les aides concernant le financement des prestations

3.Le devis

Au plus tard dans les 48 heures suivant le rendez-vous à domicile, nous établissons une offre de service personnalisée complète :

• - le devis toujours gratuit précise les interventions, leurs fréquences et horaires, etc...
• - le contrat de prestations
• - L’information règlementaire sur le droit de rétractation.

Mise en place du service d'aide à domicile

Le jour de la première prestation, la coordinatrice présente l’auxiliaire de vie au bénéficiaire et reprend dans le détail les actes à effectuer et leur spécificité. L’auxiliaire de vie dispose d’une carte professionnelle AD SENIORS  qu’elle s’engage à présenter à chaque fois quelle lui est demandée.

La coordinatrice apporte aussi le jour de la première prestation un classeur bénéficiaire avec :

• - sur la page de garde : les coordonnées d’AD Paris et les numéros d’urgence
• - la feuille de mission reprenant les tâches à effectuer, le planning, la feuille de pointage
• - le planning prévisionnel des interventions
• - la fiche de liaison avec les autres intervenants
• - la fiche de réclamation vierge

Les tableaux de liaison restent au domicile et sont accessibles à tous les intervenants, à savoir :

• - un tableau de liaison interne, rempli à chaque passage par notre auxiliaire de vie, rend compte de sa mission à la famille et à d’autres collègues
• - un tableau de liaison externe rempli en cas de besoin par notre auxiliaire de vie permettant une bonne coordination entre les services extérieurs tels que médecin, infirmière, kiné... 

4.Contrôle qualité

Une fois le service mis en place, nous nous engageons à tenir compte des remarques du bénéficiaire et à modifier les interventions, afin de le satisfaire au mieux.  En effet, les interventions sont établies sur la base des besoins au jour de la signature, mais elles peuvent êtres modifiables à tout moment sur demande du bénéficiaire ou de son référent.

La coordinatrice effectuera des contrôles téléphoniques ou des visites de vérification au domicile une semaine après la signature du contrat et le début de l’intervention pour s’assurer que tous les besoins sont satisfaits, que l’auxiliaire de vie et la personne âgée s’entendent bien et que le travail est bien fait.

Chez AD Séniors Paris, il est interdit aux auxiliaire de vie de recevoir toute délégation de pouvoir sur les avoirs, biens ou droits, toute donation, tout dépôt de fonds, de bijoux ou valeurs. Le non respect de ce document est considéré comme faute grave et fait l’objet d’un licenciement.

En cas de réclamation ou d’anomalie constatée, une fiche est systématiquement établie et traitée le jour même. La traçabilité de ces fiches est assurée informatiquement.

Nous proposons un questionnaire de satisfaction au bénéficiaire au moins une fois par an.

Ce questionnaire à remplir par le bénéficiaire est distribué et récupéré par l’intervenant. Les résultats permettront d’améliorer les services, par la mise en place d’actions adaptées. L’ensemble des ces informations sera comparé et archivé d’une année sur l’autre.

5.Facturation et attestation fiscale

Chaque fin de mois, il est établi une facture détaillée des prestations effectuées et des éventuels frais de gestion associés. La facturation est gérée par des logiciels dédiés.

En fin d’année une attestation fiscale est éditée et adressée au bénéficiaire. Elle récapitule le montant global de prestations payées par le bénéficiaire sur l’année et calcule la part de 50% à déduire de l’impôt.

Garantie de continuité des services

Nous intervenons du lundi au dimanche 24h / 24h également les jours fériés.

En cas d’absence prévue ou imprévue, que ce soit en semaine, en week-end / jour férié, en période de vacances, une procédure de continuité du service est mise en œuvre de manière à remplacer l’intervenant absent.

Notre service est toujours joignable sur le numéro d’astreinte 01 70 71 24 05 qui mettra tout en œuvre pour y répondre au mieux et au plus vite.

Chaque intervenant est tenu de prévenir son bénéficiaire et son coordinateur en cas de retard, d’absence, ou autre problème.

En cas de nécessité, nous pouvons mobiliser rapidement une nouvelle auxiliaire de vie (en priorité dans le personnel interne, ou dans la liste des candidats contactés). A son arrivée chez le bénéficiaire, elle sera informé par son coordinateur, à travers le classeur bénéficiaire, de son ordre de mission et de tous les arrangements déjà mis en œuvre.

Pour un remplacement prévisible, tel que des congés, le bénéficiaire est averti par l’auxiliaire de vie habituelle et l’information du remplacement est confirmée 7 jours avant. Cette information est obligatoirement mentionnée par auxiliaire de vie sur le tableau de liaison interne et signé par le bénéficiaire. Pour les remplacements d’urgence, le bénéficiaire est informé par téléphone et le remplacement est immédiat.

En cas de changement d’auxiliaire de vie, la procédure est articulée autour de trois points :

• - Mise en place du service par l’auxiliaire de vie remplaçante.
• - Intervention du remplaçant suivant planning habituel
• - Synthèse au retour de l’auxiliaire de vie habituelle

Dans le cas extrême où l’on ne peut pas fournir d’auxiliaire de vie, la coordinatrice assurera elle-même la prestation ou fera appel à une autre structure agrée et autorisée du secteur.

Le remplaçant est reconnaissable par le badge où est inscrit son nom.  Le contenu de l’intervention défini préalablement est respecté.